契約管理システム刷新で法務業務の高度化を実現
第一三共ヘルスケア株式会社は、契約管理業務において、契約管理システムを刷新しました。
契約管理システム「ContractEyes（コントラクトアイズ）」を用いることで、契約審査・管理の効率化を実現し、法務担当者の負荷を大幅に軽減しました。
契約管理システム導入の背景
第一三共ヘルスケア株式会社（以下、第一三共ヘルスケア）は、OTC医薬品を中心に、機能性スキンケア・オーラルケア・食品領域に事業を拡大。日本発のコンシューマーヘルスケア企業として、生活者の身近なところで健康を支えている。
昨今、セルフメディケーションというキーワードがよく使われるが、第一三共ヘルスケアでは、さらに一歩進んだセルフケアという領域において貢献するべく、事業を展開している。
契約管理システム導入の経緯
事業領域の拡大に伴い、新規取引先の増加・海外における案件・子会社に関する案件など、法務案件が高度化・複雑化していた。
また、これらの事業においては、いずれもスピードが求められ、「正確かつ迅速な回答」ができる仕組みを構築することが急務となっていた。
抱えていた契約管理業務課題は？
第一三共ヘルスケアでは、会社発足時より、従来システムで契約情報の管理を行っていたが、いくつか課題を抱えていた。
「契約書を迅速に審査し、回答をするためには、過去に同じ会社との契約書の締結の有無や過去の経緯を調査する必要があります。この時に過去の契約書等をストレスなく調査するためには、高い検索性が重要となりますが、従来システムではこの検索性にやや問題がありました。」
加えて運用面においても、（組織体制の大幅な変更等で）支援の必要なタイミングに、開発元の迅速できめ細かなサポートが必須だと感じていた。
「一元的に契約書を管理し、取りこぼしのない環境を作ること、そして、一般社員が法務部門に相談しやすい環境をつくる必要がありました。」（堀内氏）
経営企画部 経営戦略グループ
堀内 舞 様
契約管理システム「ContractEyes」選定の決めて
「契約の相談から締結までのやりとりを管理したかったのですが、ContractEyesのメール連携だとそれが自動的に蓄積できるのがポイントでした。」堀内氏は契約管理システムContractEyesに着目した点についてそう語った。
「他の製品では、各やりとりを手動で登録するような提案もあったが、それでは非常に手間がかかる。契約管理システムContractEyesだと相談から締結、期間管理に至るまでのデータが一元的に管理されているので、あちこち見に行かなくても済みます。」（堀内氏）
効果と今後の展望
副次的な効果もあった。
「契約審査以外にも法律相談や商標（出願・調査）についても契約管理システムContractEyesで、 一連の流れをナレッジ化できるようになりました。」（堀内氏）
メール連携機能で、メール本文や添付ファイルを自動的に格納できる環境が、契約情報だけでなく、他の情報管理にも良い効果をあげている。
契約管理システムContractEyesさらなる改善点は？
「検索性は従来製品よりかなり向上しましたが、検索条件を広げすぎるとノイズも多くなるので、検索条件の設定に注意が必要です。それから、契約書の対応言語が増えれば、より利便性が向上するでしょう。」
よりグローバルな展開を目指す第一三共ヘルスケア様。
契約管理システムContractEyesではお客様に発展に寄与すべく、今後も継続的にサポートしていく。
第一三共ヘルスケア株式会社様 プロフィール
| 事業内容 | 医薬品、医薬部外品、化粧品、医療機器、食品、飲料水等の製造および売買 |
| 設立 | 2005年12月16日 |
| 本社所在地 | 〒103-8234 東京都中央区日本橋三丁目14番10号 |
| 代表者 | 代表取締役社長 吉田 勝彦 |
| 資本金 | 1億円（第一三共株式会社 100%） |
| ホームページ | https://www.daiichisankyo-hc.co.jp/ |